Postcoderoosregeling: Organisatorische aspecten

Omdat er heel veel ongelijksoortige verenigingen zijn die voor uiteenlopende doeleinden zijn opgericht. Niet elke vereniging heeft volledige rechtsbevoegdheid. Een coöperatie is een bijzondere vorm van een vereniging en heeft altijd volledige rechtsbevoegdheid. Dit geeft naast de leden zelf, ook de energieleveranciers en de Belastingdienst de vereiste rechtszekerheid. Bovendien bestaan er ook verenigingen waarvoor nauwelijks administratie vereist is. Voor alle verplichtingen die in samenhang met het verlaagde tarief op de coöperaties en VvE’s komen te rusten, is een gedegen administratie wél noodzakelijk.

De korting op de energiebelasting wordt verrekend over de eigen energierekening van het lid van een postcoderoosproject. In overeenstemming met de regeling verlaagd tarief (ingevolge artikel 19b, lid 5, UR Wbm) vindt de toerekening van de korting op de energiebelasting aan de leden plaats na afloop van een door de coöperatie vast te stellen periode van twaalf kalendermaanden en volgens een vooraf door de coöperatie met haar leden afgesproken verdeelsleutel (de ledenverklaring).

Die hoeveelheid wordt per lid (op basis van artikel 21b, lid 1, UBbm) door de leverancier toegepast bij de eindfactuur of een creditnota over de verbruiksperiode waarin de leverancier van de coöperatie een opgaaf heeft ontvangen van de hoeveelheid stroom die de coöperatie aan dat lid heeft toegerekend.

De productieperiode van de coöperatie en de verbruiksperiode van het lid hoeven niet gelijk aan elkaar te zijn. 

In de ideale situatie loopt de verbruiksperiode van het lid tot en met de dag waarop de leverancier de opgaaf ontvangt. De opgaaf moet namelijk binnen de verbruiksperiode van het lid door de leverancier zijn ontvangen. Wordt deze daarna ontvangen, ook al is er nog niet over de verbruiksperiode gefactureerd, dan kan het verlaagde tarief pas bij de volgende verbruiksperiode worden meegenomen. Dit betekent dat de over een deel van het verbruik te veel betaalde energiebelasting, pas ná de volgende verbruiksperiode door de leverancier terugbetaald zal worden.

Een voorbeeld:
- X is lid van een postcoderoos-coöperatie. De coöperatie start haar productie op 1 april 2017. De coöperatie stelt de productieperiode vast op 1 april t/m 31 maart.
- De leverancier van X hanteert een verbruiksperiode van 1 november t/m 31 oktober. Op 31 oktober 2017 stelt de leverancier de energierekening voor X op, voor de verbruiksperiode van 1 november 2016 t/m 31 oktober 2017. 
- Omdat de leverancier op dat moment nog geen opgave heeft ontvangen van de door de postcoderoos-coöperatie aan X toegekende hoeveelheid stroom, kan hij de tariefverlaging waar X voor de periode van 1 april t/m 31 oktober 2017 aanspraak op zou kunnen maken, nog niet doorvoeren. X betaalt op dat moment dus feitelijk nog even teveel energiebelasting. 
- Op 15 juni 2018 geeft de postcoderoos-coöperatie de aan X toegekende hoeveelheid stroom over de productieperiode van 1 april 2017 t/m 31 maart 2018 door aan de energieleverancier van X. 
- Bij het opmaken van de energierekening voor de verbruiksperiode 1 november 2017 t/m 31 oktober 2018, verrekent de energieleverancier van X vervolgens de verlaging van de energiebelasting over de aan X toegekende hoeveelheid stroom voor de periode van 1 april 2017 t/m 31 maart 2018.
- X krijgt in dit voorbeeld dus pas 6 maanden ná toekenning de teveel betaalde energiebelasting van de energieleverancier terug.

Om de leden van een coöperatie tegemoet te komen, mag de leverancier de te veel betaalde energiebelasting ook verrekenen met de belastingdienst in het tijdvak (lees: maand) waarin de coöperatie de toekenningen van de stroom aan de leverancier doorgeeft. De leverancier kan dan de belastingverlaging vervolgens verrekenen met het lid van de coöperatie door het af te trekken van het maandelijkse voorschot op de elektriciteitsrekening.

In het beleidsbesluit Belastingen op milieugrondslag van 11 maart 2014 is goedgekeurd dat de leverancier onder voorwaarden de tariefsverlaging ook kan toepassen in zijn belastingaangifte over het tijdvak waarin hij de opgaaf van de coöperatie ontvangen heeft. De voorwaarden zijn:

1. De leverancier past het verlaagde tarief bij elk lid toe voor de totale hoeveelheid die aan dat lid is toegerekend.
2. De leverancier betaalt de verlaging van het belastingbedrag in hetzelfde tijdvak geheel aan de betrokken leden door.
3. In de eindfactuur over die verbruiksperiode wordt het verlaagde tarief niet (voor een tweede keer) toegepast.

In een samenwerkingsovereenkomst met de energieleveranciers kunnen afspraken worden gemaakt over het tijdstip van het verrekenen van het verlaagde tarief. Zie voor meer informatie over de verrekening van de energiebelasting de veelgestelde vragen en ons artikel Postcoderoosregeling: Hoe werkt de verrekening van de energiebelasting?.

Het is voor coöperaties mogelijk meerdere productie-installaties te hebben, zolang deze maar aan de voorwaarden voldoen.

In het geval van een VvE moet de productie-installatie zijn aangebracht op of aan het gebouw met toebehoren of de daarbij behorende grond met toebehoren, waarvoor de VvE is opgericht.

Lees voor meer informatie bij de veelgestelde vragen over 'De regeling in het kort'

Over het vertrek van een lid uit een coöperatie waarin eigen vermogen is ingebracht, moeten specifieke afspraken worden gemaakt. De coöperatie moet in haar statuten vastleggen onder welke voorwaarden een lidmaatschap kan worden beëindigd. Ook kan de coöperatie in de statuten of een huishoudelijk reglement vaststellen op welke wijze een vertrekkend lid schadeloos kan worden gesteld.

Er zijn dan drie situaties te onderscheiden:

1. Wanneer een lid van een coöperatie aan de regeling deelneemt en binnen de postcoderoos blijft wonen, kan het lid van de regeling gebruik blijven maken. De coöperatie en de leverancier moeten wel een adreswijziging ontvangen van het lid.
2. Bij verhuizing buiten het postcoderoosgebied vervalt het recht op verrekening van de energiebelasting. Na de verhuizing maakt het lid daar dus geen aanspraak meer op.Het lid is in dit geval verantwoordelijk om de coöperatie van de verhuizing op de hoogte te stellen, zodat de coöperatie de juiste opwekgegevens van het lid tot aan de verhuisdatum aan zijn/haar energieleverancier kan verstrekken. En de leverancier vervolgens de korting op de energiebelasting tot aan de verhuizingsdatum kan verrekenen. Na de verhuizing maakt het lid daar dus geen aanspraak meer op.
   Het is aan de coöperatie en de leden om afspraken te maken hoe om te gaan met zo’n aandeel in de coöperatie die dus na verhuizing geen voordeel heeft van korting op de energiebelasting. Is een verhuizend lid zelf verantwoordelijk om zijn aandeel in de coöperatie te verkopen (aan een ander ‘natuurlijk persoon’ die aan de voorwaarden van de regeling voldoet) of helpt de coöperatie daar bij? Zo kan een coöperatie bijvoorbeeld een lijst bijhouden van potentieel geïnteresseerden voor als een aandeel vrijkomt.
3. Ook kan het lid zijn aandeel behouden, mits geen gebruik meer wordt gemaakt van het verlaagd tarief.

Bij verhuizing in het geval dat een VvE een aanwijzing van de belastingdienst heeft, komt de nieuwe bewoner in aanmerking voor het aandeel en de belastingverlaging. Of wellicht wil een andere bewoner van de VvE het aandeel overnemen. Het is aan de VvE om hier met haar leden afspraken over te maken.

Coöperaties en VvE’s zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer en de exploitatie van de productie-installatie. Daartoe behoren ook lasten voor verzekering, administratie en beheerkosten. Met de regeling komen er administratieve lasten bij (kosten en tijdsinvestering). De hoogte hiervan is mede afhankelijk van de kenmerken van het lokale project en de keuzes die daarbij worden gemaakt. Denk in ieder geval aan kosten voor:

• toerekenen van het aandeel per lid en opstellen van een ledenverklaring (op de daartoe afgesproken momenten)
• contractonderhandelingen met en verstrekken van jaarlijkse opgaaf (ledenverklaring) aan de energieleverancier(s)
• de certificering Garanties van Oorsprong (GvO’s)
• het bijhouden van BTW-administratie

Gezien het belang van de administratie en de mogelijke consequenties van fouten, kan het verstandig zijn dat de coöperatie of VvE hiervoor ondersteuning zoekt bij gespecialiseerde dienstverleners of administratiekantoren. De eventuele kosten hiervan moeten in de business case worden meegenomen.

Voor de leden zelf worden nauwelijks administratieve lasten verwacht. Er is immers een coöperatie of VvE die de belangen van de deelnemers behartigt. Wel zijn de leden zelf verantwoordelijk om bij individuele wijzigingen (verhuizing, overstap energieleverancier) de coöperatie te informeren.

De leverancier die de kortingsregeling voor haar klanten uitvoert, maakt hiervoor administratieve kosten. De energieleveranciers hebben het recht administratiekosten te rekenen voor het verrekenen van het belastingvoordeel op de stroomrekening van de deelnemer in de coöperatie. Over de hoogte van deze kosten kan de coöperatie met de leverancier(s) afspraken maken. Het is mogelijk deze kosten vast te leggen in de voor de levering tegen verlaagd tarief te sluiten overeenkomst(en) tussen coöperatie en energieleverancier(s). Het kan dus ook gebeuren dat bepaalde energieleveranciers geen kosten rekenen. Wellicht kunnen gunstige voorwaarden voor de administratiekosten worden onderhandeld wanneer de leden van de coöperatie gezamenlijk overstappen naar de energieleverancier die de stroom afneemt. Leden kunnen ook overstappen naar energieleveranciers die wel meewerken en de beste prijs en voorwaarden bieden.

Nee, het gaat hier om een marktoverweging door bedrijven.

Nee, energieleveranciers zijn niet verplicht mee te werken. Ze kunnen dus weigeren om de belastingkorting te verrekenen. De energieleveranciers hebben het recht administratiekosten te rekenen voor het verrekenen van het belastingvoordeel op de stroomrekening van de deelnemer in de coöperatie. Leden kunnen echter overstappen naar energieleveranciers die wel meewerken en de beste prijs en voorwaarden bieden.

Een energieleverancier beslist zelf of ze de energiebelastingkorting verrekent voor hun klanten. HIER houdt een lijst bij met energieleveranciers die de Postcoderoosregeling ondersteunen en de belastingkorting verrekenen. 

De coöperatie zal een opwekverklaring moeten overleggen aan de energieleveranciers die aan de individuele leden elektriciteit leveren. Hierin staat hoeveel opgewekte elektriciteit het collectief aan het desbetreffende lid heeft toegerekend. Verder is het mogelijk dat de coöperatie een samenwerkingsovereenkomst opstelt met de energieleveranciers van de leden over de toepassing van de belastingkorting en de voorwaarden en de administratieve kosten daarvoor. Indien leden van een coöperatie echter aangesloten zijn bij diverse verschillende leveranciers betekent dat dat de coöperatie met meerdere leveranciers overeenkomsten moet afsluiten.

Of postcoderoosdeelnemers het voorschot op hun energierekening kunnen verlagen met de verrekening van de energiebelasting is afhankelijk van hun energieleverancier. Informeer naar eventuele mogelijkheden. In een samenwerkingsovereenkomst van de coöperatie met de energieleveranciers kunnen ook afspraken gemaakt worden hoe een energieleverancier omgaat met het verlaagde tarief bij de vaststelling van de voorschotbedragen van de individuele leden.

Iedereen mag vrij kiezen bij welke energieleverancier hij zijn energie wil afnemen. Een collectief kan voor haar leden een aantrekkelijk collectief inkoopcontract proberen te bedingen (alle leden naar eenzelfde energieleverancier). De vrije leverancierskeuze vervalt hiermee niet; lid worden van een coöperatie doe je immers vrijwillig. Indien een individueel lid wil overstappen naar een andere energieleverancier, is het verstandig te onderzoeken of en tegen welke voorwaarden (kosten) deze andere leverancier deelneemt aan de regeling (en de korting op de energiebelasting wil doorrekenen). Energieleveranciers zijn hiertoe namelijk niet verplicht en mogen administratiekosten in rekening brengen. Zie hier welke energieleveranciers de regeling ondersteunen.

De coöperatie verkoopt de geproduceerde stroom aan een energieleverancier, waardoor zij als het ware producent van elektriciteit is. Over de voorwaarden voor het verkopen van de opgewekte stroom zal met de leveranciers moeten worden onderhandeld.

Lees voor meer informatie het artikel 'Productie-aspecten'