Is jouw organisatie al CO2-bewust?
De HIER kennisbank ondersteunt en inspireert op weg naar een toekomstbestendige organisatie.
Sleutelpersonen betrekken: zo doe je dat in 5 stappen
Het aanwijzen van sleutelpersonen helpt het CO2-bewustzijn binnen je organisatie te vergroten. Voor versie 4.0 van de CO2-Prestatieladder ben je verplicht sleutelpersonen aan te wijzen. Maar ook wanneer je geen Ladder-certificering hebt, kun je dit doen, bijvoorbeeld om de duurzaamheidstransitie van je organisatie te versnellen. Hoe werkt het aanwijzen én betrekken van sleutelpersonen precies? In dit artikel leggen we het uit in 5 stappen.
Direct naar
Sleutelpersonen: wat zijn het?
Wanneer je aan de slag gaat met versie 4.0 van de CO2-Prestatieladder kom je een nieuw begrip tegen: sleutelpersonen. Sleutelpersonen zijn medewerkers die vanuit hun rol significante invloed hebben binnen je organisatie en daarmee een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan vermindering van de CO2-uitstoot. Hierbij gaat het om functies door de hele organisatie, van bedieners van materieel tot aan directeuren.
Een CO2-bewuste organisatie
CO2-bewustzijn meten en rapporteren
Het aanwijzen van sleutelpersonen is een manier om CO2-bewustzijn binnen je organisatie meetbaar en rapporteerbaar te maken. Hiermee zorg je ervoor dat je voldoet aan de eisen van de CO2-Prestatieladder (versie 4.0), maar ook – indien van toepassing – aan de verplichtingen voor de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Sleutelpersonen zijn namelijk onderdeel van je duurzaamheidstrategie, waarover grote bedrijven in het kader van de CSRD moeten rapporteren.
CO2-bewustzijn vergroten
Het aanwijzen van sleutelpersonen helpt om het CO2-bewustzijn van je organisatie te vergroten. In veel organisaties ligt de kennis over duurzaamheid en tools die hieraan bijdragen, zoals de CO2-Prestatieladder, bij een afdeling, projectteam, werkgroep of individu. Dit betekent dat andere medewerkers of afdelingen voortdurend moeten worden gewezen op energiebesparing en CO2-reductie.
Door medewerkers in verschillende lagen van je organisatie als sleutelpersonen te benoemen, verspreid je de verantwoordelijkheid voor duurzaamheid en het CO2-bewustzijn door je hele organisatie. Hierdoor zijn meer mensen gemotiveerd om aan duurzaamheid te werken en is het thema veel meer top-of-mind bij het nemen van belangrijke beslissingen of uitvoeren van werk of projecten, zo laat onderzoek zien.
Bewezen effect duurzaamheidsprestaties
Een groene organisatiecultuur met sleutelpersonen heeft een bewezen positief effect op de duurzaamheidsprestaties van een organisatie, blijkt uit onder meer dit onderzoek. Ander onderzoek toont aan dat groene waarden in het DNA van een organisatie een significante impact hebben op milieuvriendelijk gedrag van medewerkers en de deelname van werknemers aan groene processen stimuleren.
Ook green employee empowerment – het vergroten van de zelfstandigheid van werknemers om zich op het gebied van duurzaamheid in te zetten en te ontwikkelen – en green training – training over het verduurzamen van de werkzaamheden – hebben een bewezen effect op duurzaam gedrag. Verder zijn duurzame activiteiten en MVO-initiatieven onder medewerkers van groot belang bij duurzaamheidsprestaties. Zo laat dit onderzoek zien dat duurzame activiteiten en initiatieven het maatschappelijk verantwoord ondernemen (corporate social responsibility) verhogen.
Deze voordelen maken het aanwijzen van sleutelpersonen niet alleen interessant en relevant wanneer je werkt met de CO2-Prestatieladder, maar ook als je geen Ladder-certificaat hebt.
Sleutelpersonen betrekken in 5 stappen
Het aanwijzen van sleutelpersonen kun je doen met behulp van de volgende 5 stappen:
Stap 1: Inventariseer wie sleutelpersonen zijn binnen je organisatie
Sleutelpersonen kunnen allerlei functies zijn in de organisatie. Denk aan directeuren en managers die belangrijke beslissingen nemen op het gebied van investeringen, projecten en inkoop van materialen, HR-medewerkers die duurzaam gedrag van personeel kunnen stimuleren via arbeidsvoorwaarden en groen werkgeverschap en mensen van communicatie die intern en extern laten zien wat de doelen van je organisatie zijn op het gebied van CO2-reductie en hoe je deze wilt bereiken.
Sleutelpersonen kunnen ook mensen zijn in uitvoerende functies, zoals de machinist van een kraan of graafmachine. Door zich bewust te zijn van de uitstoot maakt deze persoon bijvoorbeeld efficiënter gebruik van een machine. Daarnaast hebben ze vanuit hun rol als sleutelpersoon een belangrijke voorbeeldfunctie. Wanneer een sleutelpersoon gelijken kan uitleggen waarom verandering nodig is en ze laat ervaren hoe ze dit kunnen realiseren, helpt dit het draagvlak voor verduurzaming te vergroten. Dit kan bijvoorbeeld via een toolboxmeeting, waarin naast veilig werken ook duurzaam werken aan bod komt.
Sleutelpersonen hoeven niet altijd bij je organisatie in dienst te zijn. Wanneer je bijvoorbeeld nauw samenwerkt met een duurzaamheidsadviseur kun je deze aanwijzen als sleutelpersoon. Wanneer je werkt met de CO2-Prestatieladder mag dit alleen niet je enige sleutelpersoon zijn: je moet minimaal één sleutelpersoon aanwijzen die bij je organisatie onder contract staat.
Stap 2: Leg vast wie sleutelpersonen zijn en informeer deze mensen
Zodra je hebt bepaald welke functies binnen je organisatie sleutelpersonen zijn, leg je dit vast. Sleutelpersonen moeten er zelf van op de hoogte zijn dat ze een sleutelpersoon zijn en weten wat er van hen wordt verwacht. Dit wordt ook gecheckt bij een audit. Voor trede 1 van de Ladder volstaat dat sleutelpersonen bekend zijn met het energie- en CO2-beleid van de organisatie. Trede 2 en 3 stellen hogere eisen aan sleutelpersonen (zie stap 3, 4 en 5 van dit blog).
De Ladder schrijft niet voor hoeveel sleutelpersonen je moet aanwijzen. Het gaat erom dat je kunt onderbouwen waarom die functies sleutelpersonen zijn. Houd het hierbij praktisch: het aanwijzen van sleutelpersonen betekent ook dat je tijd en budget beschikbaar moet stellen om deze medewerkers bijvoorbeeld op te leiden of te belonen. Richt je dus vooral op de functies die duidelijk een sleutelpersoon zijn.
Voer je een project uit waarbij je de aanbesteding hebt gewonnen met je Ladder-certificaat? Dan wijs je voor dit project ten minste één sleutelpersoon aan. Het meest logisch is dat dit de projectleider is. Deze persoon is ervoor verantwoordelijk dat alles verloopt zoals afgesproken in het projectplan op het gebied van CO2-reductie. In het projectplan leg je vast wie deze sleutelpersoon is.
Stap 3: Zorg voor benodigde (bij)scholing, zoals een cursus of opleiding
Voor trede 2 en 3 van de Ladder moeten sleutelpersonen beschikken over een bepaald kennisniveau op het gebied van duurzaamheid. Bijvoorbeeld als het gaat om duurzaam materiaal of materieel, schone energie of groen werkgeverschap. Wanneer deze kennis niet of maar beperkt aanwezig is, kun je sleutelpersonen ondersteunen door ze intern of extern (bij)scholing te bieden. Dat kan door middel van trainingen, cursussen of een opleiding. Deze (bij)scholing is ook van belang om kennis up-to-date te houden.
Stap 4: Bied ruimte voor het leveren van input op energie- en CO2-beleid
Het is belangrijk dat je sleutelpersonen de ruimte biedt om op regelmatige basis input te leveren op het energie- en CO2-beleid, zoals het doen van suggesties voor verbetering van dit beleid en maatregelen die bijdragen aan CO2-reductie. Dit is voor trede 2 en 3 van de Ladder ook verplicht. Je kunt hier bijvoorbeeld tijdens werkoverleggen of evaluatiegesprekken aandacht aan besteden.
Wanneer je Ladder-gecertificeerd bent, leg je de manier waarop je deze processen inricht vast in je communicatieplan. In dit plan beschrijf je ook hoe je aan andere doelgroepen, zowel interne als externe, communiceert over je CO2-beleid, strategie, boodschap en planning.
Draagvlak creëren voor duurzaamheid in je organisatie
In dit artikel lees je waarom draagvlak belangrijk is voor een succesvolle duurzaamheidstransitie en hoe goed beleid en effectieve communicatie je daarbij kunnen helpen.
Stap 5: Betrek sleutelpersonen in je beloningsbeleid
Om sleutelpersonen in hun rol te stimuleren, kun je ze onderdeel maken van je beloningsbeleid. Je kunt sleutelpersonen bijvoorbeeld extra vakantiedagen geven wanneer ze veel impact maken op het gebied van emissiereductie. Dit beleid kun je op termijn ook doortrekken naar de rest van de organisatie, waarbij je elke medewerker die zich actief inzet voor duurzaamheid beloont.
Onderzoek heeft aangetoond dat het belonen van medewerkers op basis van hun duurzame prestaties, gedeelde verantwoordelijkheid en groen leiderschap een positieve impact heeft op de groene organisatiecultuur en de groene waarden van medewerkers.
Conclusie
Met het aanwijzen van sleutelpersonen zorg je ervoor dat je het CO2-bewustzijn breder in je organisatie verankert. Wanneer CO2-reductie top-of-mind is bij medewerkers die bijvoorbeeld gaan over inkoop van materialen, teams aansturen of een belangrijke functie hebben bij de uitvoer van een project, zal je organisatie meer milieu-impact realiseren. Dit helpt je je klimaatdoelen te halen en te voldoen aan je rapportageverplichting in het kader van de CSRD (indien je CSRD-plichtig bent).
Voor elke trede van CO2-Prestatieladder 4.0 ben je verplicht sleutelpersonen aan te wijzen. Afhankelijk van de trede varieert de rol van de sleutelpersoon, van bekend zijn met het energie- en CO2-beleid tot hier actief aan bijdragen.
Meer weten over sleutelpersonen en de CO2-Prestatieladder? Hier vind je een uitgebreider artikel over sleutelpersonen in de kennisbank en hier vind je het handboek van CO2-Prestatieladder 4.0.
Dit artikel is geschreven door Hidde Jansen.
