Zo organiseer je een digitale ALV

Tijdens de coronapandemie was er een tijdelijke wet digitale ALV. Deze wet gaf toestemming om een virtuele algemene vergadering of ledenvergadering te houden, ook als de statuten dit niet faciliteren. Inmiddels is de tijdelijke wet weer afgeschaft. Door deze optie in je statuten op te nemen, kun je online of hybride blijven vergaderen. Maar hoe doe je dat, een digitale ALV organiseren?

Een voorbeeld:

Stuur vier weken voorafgaand aan de ALV een e-mailuitnodiging met:
- Agenda en bijbehorende vergaderstukken
- Uitleg over mogelijkheid om vragen te stellen
- Uitleg over de wijze van stemmen, de onderwerpen en het moment van elektronisch stemmen
Het bestuur beantwoordt de binnengekomen vragen en publiceert vragen en antwoorden op de website van de coöperatie.
Optie: het bestuur beantwoordt tijdens de digitale ALV nog nadere vragen.
Na de stemmingsronde worden de stemmen geteld en besluiten gepubliceerd.

Gesprek met je leden

Als je deze optie van vergaderen hebt opgenomen in je statuten, is het mogelijk om als coöperatie of vereniging je leden hun stem te laten stem uitbrengen en rechtsgeldige besluiten te nemen. Minstens zo belangrijk is ook het gesprek met je leden. De onderlinge dialoog en het over en weer delen van meningen van je leden. De dialoog met je leden kun je dus als coöperatie vormgeven zoals je het wilt.