Communicatieplan opstellen: hoe doe je dat?

2. Doelstelling bepalen

Wat wil je bereiken met je communicatie? Stel jezelf een doel en formuleer dat SMART:
 
Specifiek: eenduidig uit te leggen
Meetbaar: achteraf kunnen meten of het gehaald is
Actiegericht: er moeten activiteiten aan vast zitten
Realistisch: de doelstelling moet haalbaar zijn
Tijdsgebonden: er moet een begin en een eindpunt zijn

Voorbeeld van een SMART-doel:

• “In 2028 is het ledenaantal van onze coöperatie met 20% gegroeid ten opzichte van 2025.”

3. Boodschap en merkwaarden

Wat wil je communiceren? Wat wil je de doelgroep(en) vertellen? 

Heb je meerdere doelgroepen? Misschien wil je je boodschap per doelgroep aanpassen.

Bedenk ook wat het karakter is van jullie coöperatie als merk. Hoe wil je over komen naar de buitenwereld. Informeel, zakelijk of juist professioneel? Dit zijn je merkwaarden. Andere voorbeelden van merkwaarden zijn: helder, toegankelijk, eerlijk, vrolijk. 

Als je het karakter van je merk weet, kun je ernaar handelen. Neem de merkwaarden – naast je doelgroep  – als uitgangspunt voor al je communicatie-uitingen. Je wilt dat je uitstraling in lijn is met het karakter van jullie merk.

Lees ook:

• Mensen echt raken met je energie-initiatief? Zorg dat ze zich herkennen in jouw 'waarom'

• Branding: Hoe maak je van je coöperatie een sterk merk?

   

4. Communicatiemiddelen en media 

Welke middelen/media ga je inschakelen om de boodschap aan de doelgroep(en) te kunnen communiceren? Selecteer de beste middelen/media, en doe dit weer per doelgroep als ze veel van elkaar verschillen. Denk aan: persoonlijk contact aan de deur, website, flyers/folders, nieuwsbrief, social media, pers.

Lees ook: 

• Zo krijg je media-aandacht voor je lokale energieproject
• Welke sociale media zet je wanneer in?
• Communicatiekansen in drie categorieën: gangbaar, meelift en ludiek

5. Planning

In welke volgorde zet je de middelen in en hoe bouw je je boodschap op? Er zijn verschillende mogelijkheden. Je kunt een eenzelfde boodschap bijvoorbeeld via verschillende kanalen aan de doelgroep aanbieden. Dit kan verspreid over een langere periode (tien advertenties in tien weken), maar ook een piek in korte tijd (tien advertenties in twee weken).

6. Organisatie

Wie pakte welke communicatietaken op? Leg dit vast in het communicatieplan. Dit hoeven niet alleen interne mensen te zijn, je kunt natuurlijk ook hulp van derden inschakelen. Zoals een communicatiebureau, een student vormgeving of een kennis die handig is met sociale media. Je wilt dat je communicatie goed aansluit bij je doelgroep, dus verdeel de taken over de juiste mensen en schakel hulp in waar nodig. 

7. Begroting

Hoeveel budget is er beschikbaar? De uitvoering van een communicatieplan kost vaak geld. In een begroting kun je de kosten op een rij zetten.

Denk aan:

• Kosten voor de website
• Productie van materialen
• Verspreiding van posters en flyers
• Plaatsing van advertentie
• Inschakeling van een eventueel communciatiebureaus

• Onvoorziene kosten

   

8. Uitvoering, monitoring en evaluatie

Stem bij de uitvoering van het communicatieplan de communicatiemiddelen en de manier van communiceren af op je doelgroep en merkwaarden. Zorg bijvoorbeeld voor een passende schrijfstijl en vormgeving. Je zult merken dat keuzes maken veel gemakkelijker is wanneer je je doelgroep goed kent, en wanneer je je merkwaarden als kompas inzet. 

Kijk ook nog eens kritisch naar je website, want dat is je belangrijkste visitekaartje. Is die in lijn met het karakter van je merk? Staat er een aantrekkelijk en eerlijk verhaal dat aansluit bij je doelgroep?

Ben je eenmaal goed op weg met de communicatie, vraag jezelf zo nu en dan af hoe het gaat. Door tussentijdse meetpunten in te stellen, kun je kijken of de activiteiten voldoende opleveren. Door goed te monitoren kun je tijdig bijspringen als het niet lekker loopt.