Fase 3. Uitwerken

Heb je de omgevingsvergunning binnen? Pas als de vergunning is afgegeven, kun je bij een project een subsidie aanvragen. 

Ga je voor een SCE- of SDE++ project? Vraag dan een subsidie aan. Let op eventuele verplichte bijlages bij de aanvraag: overeenkomst met de dak/grond eigenaar, eventuele vergunning (veldlocatie), een haalbaarheidsstudie en mogelijk een transportindicatie. Uiterlijk 13 weken na indiening ontvang je een reactie van RVO. Pas na toekenning van de subsidie kun je echt verder met het project. 

Voor meer informatie zie:

• Alles over de SCE-subsidie aanvragen
• Alles over de SCE voor VvE's
• Wat stuur je mee met de SCE-aanvraag?
• Stappenplan SCE aanvragen (ook voor VvE's)
• SDE++ subsidie

Heb je positief bericht ontvangen op de subsidie-aanvraag? Je kunt nu verder met je project. Houd rekening met de subsidie voorwaarden en binnen welke termijn je daaraan moet voldoen. 

Voor meer informatie zie:

• Verplichtingen na toekenning SCE-subsidie
• Wat staat er precies in de SCE-beschikking?
• SDE++ subsidie aanvragen

Is het benodigde aantal deelnemers voor je project bereikt? Gefeliciteerd! Maak de inschrijvingen van de deelnemers definitief. Zorg dat de gegevens van de deelnemers volledig zijn en dat je ze overzichtelijk maakt. Daarmee kun je straks een goede ledenadministratie opzetten. Bereid nu de ledenovereenkomsten voor. Hierin maak je afspraken over deelname die niet in de statuten en reglementen geregeld zijn. Of die specifiek voor de deelnemer of dit project gelden. Ook maak je in de overeenkomsten afspraken over de betaling van deelname, tenzij je de leden direct bij inschrijving laat betalen. Zorg dat iedere deelnemer een ledenovereenkomst tekent. In geval van crowdfunding gaat het om leenovereenkomsten. 

Voor meer informatie zie:

• Wat is een ledenovereenkomst?

Je zult voor de coöperatie een goede administratie moeten opzetten. Ledenadministratie, financiële boekhouding (o.a. facturen en belasting), contracten met partners, monitoring van de opwek van je installatie, de verrekening van de energiebelasting aan de leden (via de energieleverancier) en natuurlijk de jaarrekening voor de ALV. Dit vereist een professioneel administratiesysteem. Die zijn er, maak daar gebruik van! 

Vergeet ook de bescherming van de privacy van je leden niet. Zorg voor een goede bescherming van door de coöperatie bewaarde gegevens en maak afspraken over hoe je met die gegevens omgaat. 

De administratie van een klein project kun je prima zelf doen, maar bij een groter project kun je overwegen om een expert in te schakelen om je administratie op te zetten en uit te voeren. 

Voor meer informatie zie:

• Met welke administratieve lasten moet je rekening houden?
• Administratiesystemen voor energie coöperaties
• Privacywetgeving: hoe bescherm ie de privacy van de leden van je coöperatie?

Controleer of alle benodigde financiering binnen of bevestigd is. Zijn er nog openstaande punten? Voor externe financiering moetje meestal een hele lijst aan punten afwerken voordatje het geld daadwerkelijk krijgt. Dat kunnen eisen zijn, verklaringen, bewijsstukken, contracten, certificaten, offertes, jaarrekeningen. Van alles. Een simpele financiering heeft al gauw meer dan 10 punten, een grote bankfinanciering meer dan 60. Vandaar dat er nog wel eens wat vergeten wordt. Is er ergens een risico dat je toch niet aan alle eisen kunt voldoen? Maak voor grote projecten een cashplanning om te zien wanneer je welke inkomsten en uitgaven verwacht, en of dit uitkomt. 

Zorg dat de bijdragen van de leden wordt geïncasseerd, als dat niet al was gebeurd.

Sluit de verzekeringen af die je eerder hebt uitgezocht (zie ontwerpfase, stap 2). Alle aansprakelijkheidsverzekeringen moeten afgesloten zijn voordat je de daadwerkelijke projectovereenkomsten aangaat. 

Sluit het dak- of grondcontract af met de eigenaar van de locatie. Maak van de ondertekening van de overeenkomst een mooi feestelijk moment. Het is immers het startpunt van 15 jaar (of meer) samenwerking. Zorg dat voor de eigenaar duidelijk is dat de overeenkomst slechts de helft van het werk is. Er moet ook nog een recht van opstal worden afgesloten. 

Met een recht van opstal kun je als coöperatie eigenaar zijn van zonnepanelen, zonder dat je eigenaar bent van de grond of het gebouw waarop ze liggen. Een belangrijk onderdeel dus in jouw zonneproject. Een recht van opstal leg je vast bij de notaris. Het moet overeenkomen met het dak- of grondcontract met de eigenaar. Stem dit af met de notaris. 

Leg de akte van de notaris in concept voor aan alle betrokken partijen: de coöperatie, de dak- of grondeigenaar, de hypotheker en - indien sprake is van erfpacht - de gemeente. Als iedereen akkoord is kun je met de notaris een afspraak plannen om het recht van opstal te ondertekenen door de tekenbevoegden van de coöperatie (bestuursleden) en de eigenaar van de locatie.

Voor meer informatie zie:

•  Wanneer krijg ik te maken met recht van opstal?

Als alle leden de ledenovereenkomst hebben getekend en de bijdrage hebben betaald, als alle financieringscontracten en projectovereenkomsten getekend zijn, dan ben je klaar om het project te realiseren. 

Bevestig de opdrachten naar de installateur, netbeheerder en eventueel het meetbedrijf om de productie-installatie en benodigde netaansluiting te realiseren. Bevestig ook de overige overeenkomsten met de energieleverancier en de verzekeringen.