Fase 2. Ontwerpen

Voor je de ontwerpfase echt start, is het van belang je af te vragen of je extern advies moet inwinnen om je project verder te ontwikkelen. Heb je voldoende kennis in huis om alle facetten goed onderbouwd uit te werken? Of heb je daar advies bij nodig? Op welk gebied? Energie, technisch, financieel, juridisch, organisatorisch of over de communicatie van je projectplannen? En wie kan je helpen om die kennis binnen te halen? Kijk in je netwerk, leg contact met andere energiecoöperaties (of VvE's), bel eens met je gemeente of schakel een adviseur in. 

Er zijn al heel veel coöperatieve zonneprojecten gerealiseerd. Een initiatiefnemer bij jou in de buurt wil je vast informeren en adviseren over jouw project

Zie voor meer informatie:

• In de Lokale Energie Monitor vind je alle energiecoöperaties bij jou in de buurt
• Voorbeelden van collectieve zonprojecten
• Voorbeeldverhalen van VvE's

Als je echt klaar bent om te beginnen, start je met de oprichting. Bekrachtig de statuten die je eerder hebt voorbereid door ondertekening bij de notaris. De kosten hiervoor zijn wisselend. Ga uit van € 750 tot € 2000 euro. Na officiële oprichting door de notaris is je energiecoôperatie een feit! Schrijf de coôperatie in bij de Kamer van Koophandel. Regel een bankrekening voor de organisatie zodat je aan de slag kunt. 

Om risico's uit te sluiten, is het belangrijk om een bedrijfsaansprakelijkheids-verzekering en een bestuursaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Zorg dat die eerste aansluit bij de activiteiten die de coöperatie gaat doen en de risico's die daarbij horen. Voor een startende organisatie zal dat waarschijnlijk enkel voor het bestuur zijn, en wellicht een paar leden. 

Zie voor meer informatie:

• Thema-pagina verzekeren bij Energie Samen

In de verkenningsfase heb je een inschatting gemaakt van de mogelijkheden op locatie. Die moet nu verder worden uitgewerkt. Belangrijk is dat je nu zeker weet of het dak daadwerkelijk geschikt is voor zonnepanelen, in verband met de draagkracht van de constructie. En of de dakbedekking echt jong genoeg is om de panelen 15 jaar ongestoord te laten liggen. Als er ergens twijfel over bestaat, laat het dan controleren. 

Problemen met constructie of dakbedekking hoeven niet het einde van het project te betekenen. Het gevolg kan wel zijn dat je minder panelen kunt plaatsen of dat er meerkosten in de businesscase meegenomen moeten worden. Bij een aanvraag voor de SCE-subsidie is een verklaring van de geschiktheid van je dak zelf verplicht. Voor het versterken van de dakconstructie kan je zelfs een vergoeding aanvragen. 

Lees verder over:

• Waarom moet er een verklaring van de geschiktheid van het dak meegestuurd worden met de SCE-aanvraag?
• Voor wat voor soort zonneprojecten kan je de SCE aanvragen?

Vraag offertes aan voor panelen en de installatie bij 3 of 4 installateurs. Doe dit aan de hand van het eerder gemaakte ontwerp. Maak een goed programma van eisen en wees duidelijk wat je van de installateur vraagt. Laat de installateur ook zelf een ontwerp maken van het systeem dat ze aanbieden. 

Aandachtspunten:

1. Let bij het uitzoeken van mogelijke installateurs op certificaten, ervaring en garantie. Vraag ook naar referenties.
2. Bedenk vooraf op welke criteria je de verschillende offertes gaat beoordelen. Dat helpt je bij het vergelijken van de offertes en bij het weerstaan van 'verkooppraat'.

Waarschijnlijk ontvang je meer aanbiedingen en variaties voor het ontwerp van je installatie dan je in eerste instantie had bedacht. Vergelijk de aanbiedingen op basis van de uitvraag en je eigen ontwerp. Bepaal met de installateur die het beste aanbod heeft gemaakt of hij nog tips heeft. Misschien raadt hij vanuit zijn expertise een andere indeling aan of meer/minder panelen. Kies in overleg met de installateur voor een definitief systeemontwerp. 

Zie voor meer informatie:

• Waaruit bestaat een zonnesysteem?
• Zelf een zonne-installatie ontwerpen: de vuistregels
• Alle belangrijke locatie-aspecten voor het aanvragen van de SCE-subsidie

In Nederland is het steeds drukker op het elektriciteitsnet. Alleen daarom is het al belangrijk om vroegtijdig het een en ander uit te zoeken over de netaansluiting en de bemetering.

Vraag de benodigde netaansluiting aan bij de netbeheerder in jouw regio. En eventueel de elektriciteitsmeter bij een meetbedrijf naar keuze. Of in geval van een bestaande netaansluiting het actieve meetbedrijf. 

Zie voor meer informatie:

• Het kennisdossier Slim stroomgebruik in de buurt
• Aansluiten voor dummies
• Alles over de netaansluitingen bij de SCE
• Alles over de energleverings-aspecten bij de SCE

Met een energieleverancier naar keuze sluit je een contract voor de verkoop van  jouw geproduceerde stroom. Meestal liggen de geboden prijzen iets onder de leveringstarieven die particulieren betalen. Bij veel leveranciers kun je daarnaast afspraken maken over het ontvangen van een overstapvergoeding. Voor leden van de coöperatie die overstappen naar diezelfde energieleverancier ontvang je dan extra inkomsten. 

Zie voor meer informatie:

• Afspraken met de energieleverancier

Werk de businesscase verder uit, aan de hand van de verkregen prijzen voor de installatie, netaansluiting etc. in de vorige stap. Bepaal welke variabelen nog missen in de businesscase. Krijg je van de energieleverancier, naast de geproduceerde stroom, bijvoorbeeld ook een vergoeding voor de leden die overstappen? 

En wat zijn de kosten voor onderhoud, extern advies, communicatie en denk ook aan een verzekering van je installatie tegen bijvoorbeeld stormschade, diefstal of schade aan anderen. Vergeet ten slotte ook niet een post onvoorzien in je begroting op te nemen voor onverwachte kosten. 

Voor meer informatie zie: 

• Hoe ziet de businesscase voor een SCE-project er uit?
• Waar moet je rekening mee houden bij het vormgeven van de businesscase?
• Verzekeren van een zonne-installatie op andermans dak
• Is beveiligen van zonneparken tegen koperdiefstal een goed idee?

Belangrijk onderdeel van de businesscase is de vergoeding die je afspreekt met de eigenaar van het dak of de grond. In de afspraken is veel mogelijk. Vaak wordt als basis een bepaald bedrag per paneel per jaar gehanteerd. Bij dakprojecten is 1 à 2 euro per paneel gebruikelijk. Bij grondprojecten is een redelijke vergoeding bepalen lastiger. Dat hangt namelijk samen met de locatie, het type grond, de bestemming en toekomstplannen. Je kunt een grondlocatie laten taxeren om op een redelijk bedrag uit te komen. De vergoeding voor de eigenaar kun je in overleg jaarlijks of eenmalig uitkeren. 

Een andere mogelijkheid is afspreken dat de eigenaar een lagere vergoeding ontvangt, maar het systeem na afronding van het project mag overnemen. Of dat de eigenaar geen vergoeding ontvangt, maar dat het project betaalt voor vernieuwing van de dakbedekking. 

Maak een keuze in de hoogte en vorm van de financiële inleg door de leden. Is het een bedrag per paneel of een willekeurig bedrag? En welke voordelen biedt deze inleg de leden? Bij een SCE-project is de ledeninleg vrij van btw als die als kapitaal dient voor de coöperatie. Indien er een dienst of product tegenover staat (bv. levering van energie), is er sprake van een betaling en moet er btw worden afgedragen. Voor projecten waarbij de leden een lening verstrekken (crowdfunding) is hier geen sprake van. Houd bij de keuze van je ledeninleg rekening met de bijbehorende eisen vanuit de Wet op het financieel toezicht. Zorg dat je als energiecoöperatie rendement niet voorop stelt. Blijf ondernemen en hou voor ogen dat het doel in eerste instantie is: het lokaal opwekken van duurzame energie. 

Voor meer informatie zie: 

• SCE: met welke belastingen heb je als coöperatie en leden te maken?
• Is het nodig een financiële bijsluiter voor je leden op te stellen?
• Wat houdt het in dat coöperatie btw-plichtig is?
• Wet op financieel toezicht: waar moet je op letten?

Stel in de definitieve businesscase vast hoe alle kosten betaald gaan worden: het systeem, ontwikkelingskosten, communicatie, de notaris etc. Komen alle inkomsten van de leden? Of komt een deel via crowdfunding of een externe financier? Hoe betaal je die in dat geval terug? 

Voor meer informatie zie: 

• Een lokaal energieproject financieren: verschillende opties op een rij

Indien nodig vraag je nu de omgevingsvergunning voor het geplande systeem aan. Houd er rekening mee dat een vergunningsaanvraag soms maanden kan duren. 

Veel gezamenlijke zonneprojecten gebruiken een zogenaamde postcoderoos. Dit komt vanuit de SCE-regeling. Het is belangrijk om goed inzicht in de postcoderoos van je productie-installatie te krijgen. Er is namelijk geen vaste definitie van de grens van een postcodegebied en soms kun je door iets te 'schuiven' de meest gunstige postcoderoos voor je project bepalen. 

Voor meer informatie zie:

• Wat is een postcoderoos?
• Inzicht in de postcoderoos van je productie-installatie

Stem met de locatie-eigenaar een contract af, met de intentieovereenkomst als basis. Ga je het dak of de grond huren? Ga je energie leveren aan de gebruiker van het pand? Zorg voor heldere afspraken voor, tijdens en na het project. 

Ook met iedereen die op de een of andere manier betrokken is bij het zonneproject moeten goede afspraken vastgelegd worden. Dat kunnen lokale ondernemers, deelnemers en leden zijn. Denk aan financiele afspraken, maar ook aan praktische afspraken over wat er gebeurt wanneer een lid verhuist. Deelnemers en een eventuele nieuwe eigenaar moeten ook na 15 jaar nog weten wat er afgesproken is. Zorg dat de afspraken aansluiten bij de gekozen businesscase. 

Voor meer informatie zie:

• De juridische aspecten en nodige overeenkomsten in de SCE
• De organisatorische aspecten en nodige ledenafspraken in de SCE
• Alle benodigde documenten voor de SCE op een rijtje in een stappenplan (ook voor VvE's)

Je wilt buren, wijk-, dorps- of stadsbewoners aanspreken om deel te nemen aan je zonneproject. Maar wat ga je vertellen, aan wie en hoe wil je ze bereiken? 

Maak een communicatieplan. Het hoeft geen dik boekwerk te zijn, maar zorg dat je in je plan vooraf een duidelijk beeld hebt. Wat is je doel? Wat is je boodschap, wat wil je vertellen? Aan wie? Hoe ga je die mensen bereiken en met welke communicatiemiddelen (website, flyer, info-avond, pers, etc.)? Hoeveel budget heb je en wie gaat het doen? We worden tegenwoordig overspoeld met informatie, bedenk dus opvallende communicatiemiddelen om eruit te springen. 

Voor meer informatie zie:

• Dorps- of stadsgenoten betrekken bij je energiecoöperatie: de belangrijkste tips
• Communicatieplan opstellen: hoe doe je dat?
• Welke sociale media zet je wanneer in?
• Zo krijg je media-aandacht voor je lokale energieproject

Zorg voor duidelijke informatie aan geïnteresseerden. Vertel een goed en duidelijk verhaal. Het maakt niet uit of het voor een informatieavond, website, flyer of informatiememorandum is.

Begin je verhaal met het waarom: je toekomstbeeld. Vervolgens vertel je hoe je je ambitie wilt realiseren. Begin dus niet meteen met vertellen over het aantal zonnepanelen dat je wilt neerleggen, maar bindt mensen met je ambitie en werkwijze. Pas daarna vertel je wat je precies aanbiedt. Wees daarin realistisch, maar focus niet primair op de financiële kanten. Focus op het gezamenlijk ondernemen, het produceren van lokale duurzame energie met voordeel voor mensen zelf én de omgeving. 

Voor meer informatie zie:

• Hoe je mensen echt raakt met je energie-initiatief door ze te laten herkennen in jouw 'waarom'
• De belangrijkste tips om dorps- of stadsgenoten te betrekken

Je hebt je zonneproject tot in de puntjes ontworpen. Nu is het moment om leden te werven! 

Wie willen er écht meedoen? Ledenwerving kost veel tijd. Je moet eerst vertrouwen winnen voordat mensen overstag gaan. Pas na een aantal keer zijn ze overtuigd van je verhaal. Zorg dat je zichtbaar bent op infoavonden, festivals en markten, websites, sociale media en in de lokale pers. Zodat je je verhaal op meerdere 'plekken' vertelt. Daarbij zijn betrouwbaarheid en transparantie belangrijk. Wees ook duidelijk en eerlijk bij tegenslag of over mogelijke risico's van het project. 

Tip: bedenk van te voren goed hoeveel leden je precies nodig hebt om het project te doen slagen of wat het minimale ledenaantal van je project voor de subsidie moet zijn. Bedenk ook wat je doet als er meer geïnteresseerde leden zijn dan er plek is in je project.

Voor meer informatie zie:

• 13 tips om meer deelnemers te werven
• Een aanpasbare basisbrochure voor het werven van deelnemers voor je zonneproject (ook voor VvE's)
• Minimaal aantal leden voor de SCE